Pour mieux gérer son temps
Pour mieux gérer son temps
1- Lister:
Le cerveau n’est pas fait pour emmagasiner un grand nombre d’informations. Il est impossible de retenir tout que ce que l’on doit faire, surtout quand on est « bousculé », alors, listez :
les tâches à faire
les projets en cours
les informations à conserver
les informations à donner,…
Il s’agit de déléguer le maximum à un « système ». Assurez-vous d’avoir un bloc note avec vous, ou un outil très simple portatif et facile à utiliser, comme le bloc note de votre smart phone. Notez toutes les tâches, idées, projets ou autres informations qui vous viennent à l’esprit. Et lorsque vous revenez à votre bureau, videz vos notes dans votre liste de choses à faire. Afin de concilier l’information dans le moins d’endroit possible, il est recommandé de n’avoir qu’un seul bloc note, qu’une seule adresse courriel et qu’une seule boîte de réception pour classer vos documents.
2- Traiter:
Pour mieux gérer son temps…
…Ne pas laisser pas les choses s’accumuler.
Traitez votre messagerie au moins une fois par jour ou plus fréquemment si nécessaire (courriel, messagerie vocale, boîte aux lettres) mais à des moments choisis (et non en continu). Vous avez 5 choix pour prendre une décision sur chaque note déposée dans votre boîte de réception :
1. Supprimer
2. Déléguer
3. Classer
4. Planifier une tâche (dans votre calendrier ou To do list)
5. Le faire si cela prend moins de 2 minutes
3- Planifier:
Imaginez un bocal et que ce dernier représente une journée. Vous avez la possibilité d’y mettre les 3 choses suivantes :
– Grosses pierres = actions importantes
– Cailloux = affaires courantes
– Sable = futilités
Chacune de ces choses représentent des actions. Si vous commencez par le sable et les cailloux, votre seau sera rapidement rempli et il vous sera impossible de mettre le plus important : les grosses pierres…
La solution : placer d’abord les grosses pierres, par la suite les cailloux et finalement le sable autour d’elles.
Chaque semaine, listez donc les « grosses pierres » que vous voulez accomplir, et programmer-les en premier. Chaque jour, créer une liste de 1 à 3 TPI (Tâches les Plus Importantes) ce qui devrait être essentiellement vos grosses pierres de la journée et assurez-vous de les terminer. Faites vos TPI au début de la journée pour vous en libérer (ou selon votre biorythme si vous le connaissez).
« On ne trouve pas de temps pour les choses importantes, on en libère »
4- Agir :
Arrêtez d’être multitâches. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois et ne vous laissez pas distraire.
1. Fermez vos boites courriels, téléphone portable et Internet si possible;
2. Débarrassez-vous de l’encombrement sur votre bureau;
3. Utilisez une minuterie et focalisez-vous sur votre tâche aussi longtemps que possible;4. Si vous êtes dérangé, écrivez toute demande entrante sur votre bloc note et revenez à votre tâche. Ne tentez pas de faire cette tâche maintenant (à moins d’une urgence).
5- Rester confiant :
Conservez des listes contextuelles simples (En attente, Achat à faire, Projets spéciaux, Actions stratégiques, etc.).
1. Faites vos listes aussi simples que possible;
2. Vérifiez vos listes aussi souvent que possible;
3. Focalisez-vous sur ce que vous avez à faire maintenant;4. Arrêtez d’essayer de nouveaux outils d’organisation.
6- Organiser pour mieux gérer son temps:
Toutes les choses qui arrivent vont dans votre boîte de réception. À partir de là, elles vont dans vos listes contextuelles et dans votre dossier d’action, ou dans votre
Ne vous encombrez pas. Jetez toutes les choses inutiles. Ne gardez que l’essentiel;système de classement à la poubelle ou vous déléguez.
Ranger immédiatement. « Je le ferai plus tard » ne fait que créer des piles de papier et du désordre;
Adoptez un système simple de classement;
N’ayez pas peur de créer des dossiers;
Étiquetez et nommez vos dossiers. Evitez d’appeler un dossier « divers ».
7- Réviser :
Examinez votre système & objectifs de façon hebdomadaire.
Chaque semaine, prévoyez un moment pour revoir vos objectifs et faire le point sur vos tâches;
Prévoir 30 minutes pour effectuer votre revue hebdomadaire (par exemple : vendredi en fin de journée);
Revoyez votre but à long terme. Revoyez vos objectifs de vie et choisissez un but que vous voulez accomplir cette année. Puis, focalisez sur un but à atteindre dans la semaine.
Révisez vos notes. Revenez sur vos notes pour lister les tâches inachevées et les éléments à classer.
Revoyez votre calendrier. Regardez votre planning de la semaine écoulée et de la semaine à venir pour voir les tâches qui sont à reporter et celles à anticiper.
Révisez vos listes. Penchez-vous sur vos listes pour vous assurer qu’elles sont mises à jour. Rayez les éléments terminés. Consultez également votre liste de suivis, votre liste « un jour peut-être » et votre liste de projets.
Planifiez vos grosses pierres. Ces tâches seront vos priorités pour la semaine à venir.
8- Simplifier :
Réduisez vos objectifs et tâches pour ne garder que les plus importants. Supprimez tout sauf les projets et les tâches essentiels, de manière à ce que vous puissiez vous concentrer sur eux.4 pistes pour aller à l’essentiel :
Buts et tâches. Si vous avez une liste de 50 choses à faire, voyez si vous pouvez la réduire à 25. Faites-en un défi! Parfois, les tâches s’éliminent d’elles-mêmes.
Engagement. Apprenez à dire non. Vous ne pouvez pas tout faire. Concentrez-vous sur un petit nombre d’engagement qui vous tiennent vraiment à cœur.
Savoir faire le ménage sur Internet. Soyez sans pitié pour les emails inutiles. Pas besoin de vérifier 50 fois votre boîte de courriel. Allez sur Internet si vous avez un but précis.
Sources d’information. Supprimer les sources d’informations sans valeur (téléviseur, radio, etc.). Cherchez uniquement les sources d’informations qui vous permettront d’avancer.
9- Adopter des routines constructives pour mieux gérer son temps:
Exemple de routine matinale :
- Regardez votre agenda
- Examinez vos listes
- Mettre en place vos TPI de la journée
- Faites du sport
- Faites votre première TPI de la journée
- Examinez votre boîte de réception (pas seulement les courriels)
Exemple de routine du soir :
- Passez en revue votre journée
- Écrire dans votre journal
- Préparez le jour suivant
- Examinez votre boîte de réception
10- Œuvrez avec passion :
Cherchez le travail pour lequel vous êtes passionné, pas une chose que vous détestez faire et votre tâche deviendra presque comme une liste de récompenses.Comment trouver votre passion en 6 étapes simples :
Qu’aimez-vous déjà faire?
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Sylvie Ducattillon Sophrologue Toulouse
Téléphone 2: 2
E-mail: hostmaster@sylvieducattillon.fr
