Pour mieux gérer son temps

Pour mieux gérer son temps

1- Lister:

Le cerveau n’est pas fait pour emmagasiner un grand nombre d’informations. Il est impossible de retenir tout que ce que l’on doit faire, surtout quand on est « bousculé », alors, listez :

les tâches à faire

les projets en cours

les informations à conserver

les informations à donner,…

Il s’agit de déléguer le maximum à un « système ». Assurez-vous d’avoir un bloc note avec vous, ou un outil très simple portatif et facile à utiliser, comme le bloc note de votre smart phone. Notez toutes les tâches, idées, projets ou autres informations qui vous viennent à l’esprit. Et lorsque vous revenez à votre bureau, videz vos notes dans votre liste de choses à faire. Afin de concilier l’information dans le moins d’endroit possible, il est recommandé de n’avoir qu’un seul bloc note, qu’une seule adresse courriel et qu’une seule boîte de réception pour classer vos documents.

2- Traiter:

Pour mieux gérer son temps…

…Ne pas laisser pas les choses s’accumuler.

Traitez votre messagerie au moins une fois par jour ou plus fréquemment si nécessaire (courriel, messagerie vocale, boîte aux lettres) mais à des moments choisis (et non en continu). Vous avez 5 choix pour prendre une décision sur chaque note déposée dans votre boîte de réception :

1. Supprimer

2. Déléguer

3. Classer

4. Planifier une tâche (dans votre calendrier ou To do list)

5. Le faire si cela prend moins de 2 minutes

3- Planifier:

Imaginez un bocal et que ce dernier représente une journée. Vous avez la possibilité d’y mettre les 3 choses suivantes :

– Grosses pierres = actions importantes

– Cailloux = affaires courantes

– Sable = futilités 

Chacune de ces choses représentent des actions. Si vous commencez par le sable et les cailloux, votre seau sera rapidement rempli et il vous sera impossible de mettre le plus important : les grosses pierres…

La solution : placer d’abord les grosses pierres, par la suite les cailloux et finalement le sable autour d’elles.

Chaque semaine, listez donc les « grosses pierres » que vous voulez accomplir, et programmer-les en premier. Chaque jour, créer une liste de 1 à 3 TPI (Tâches les Plus Importantes) ce qui devrait être essentiellement vos grosses pierres de la journée et assurez-vous de les terminer. Faites vos TPI au début de la journée pour vous en libérer (ou selon votre biorythme si vous le connaissez).

« On ne trouve pas de temps pour les choses importantes, on en libère » 

4- Agir :

Arrêtez d’être multitâches. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois et ne vous laissez pas distraire.

1. Fermez vos boites courriels, téléphone portable et Internet si possible;

2. Débarrassez-vous de l’encombrement sur votre bureau;

3. Utilisez une minuterie et focalisez-vous sur votre tâche aussi longtemps que possible;4. Si vous êtes dérangé, écrivez toute demande entrante sur votre bloc note et revenez à votre tâche. Ne tentez pas de faire cette tâche maintenant (à moins d’une urgence).

5- Rester confiant :

Conservez des listes contextuelles simples (En attente, Achat à faire, Projets spéciaux, Actions stratégiques, etc.).

1. Faites vos listes aussi simples que possible;

2. Vérifiez vos listes aussi souvent que possible;

3. Focalisez-vous sur ce que vous avez à faire maintenant;4. Arrêtez d’essayer de nouveaux outils d’organisation.

6- Organiser pour mieux gérer son temps:

• discernement
• Leadership
• réussite